Darf eine Betriebsanweisung ausschließlich digital zur Verfügung gestellt werden?

Im Zuge der Digitalisierung stellen auch viele Betriebe ihre Dokumentenverwaltung um. Dokumente in Papierform werden so gut es geht ersetzt. Auch Sicherheitsdatenblätter werden heute kaum noch „analog“ weitergegeben, sondern als PDF-Dokumente verteilt. Da stellt sich die Frage, wie es im Gefahrstoff-Management weitergeht – dürfen auch Betriebsanweisungen ausschließlich digital an die Beschäftigten weitergegeben werden? Oder ist der klassische Aushang verpflichtend?

Allgemeine Anforderungen an die Betriebsanweisung

Die Verpflichtung, Betriebsanweisungen zu erstellen, ergibt sich aus der GefStoffV, §14 [1]. Die Betriebsanweisung muss schriftlich erstellt werden und jederzeit zugänglich sein. Weitere Einschränkungen macht die GefStoffV nicht. Die TRGS 555 [2] geben konkretere Angaben zur Erstellung. Hier ist beispielsweise definiert, dass die Betriebsanweisung in Arbeitsplatznähe ausgehängt werden muss. Was das genau bedeutet, habe ich bereits in diesem Blog-Beitrag beschrieben. Auch die TRGS geben jedoch keine genaue Information darüber, wie die Betriebsanweisung zur Verfügung gestellt werden muss. Eine Sache ist jedoch klar geregelt: Die Unterweisung der Beschäftigten muss schriftlich erfolgen. Hier ist es also nicht ausreichend, ein digitales Dokument zur Verfügung zu stellen.

Digitale Verteilung der Betriebsanweisung

Häufig sieht man Betriebsanweisungen an Labor-Abzügen, an Wänden oder an Regalen befestigt. Rechtlich gesehen geben jedoch weder GefStoffV noch TRGS 555 explizit vor, dass dies in dieser Form erfolgen muss. Klar ist nur, dass die Beschäftigten Zugang zur Betriebsanweisung haben müssen. Letztendlich muss dadurch natürlich auch gewährleistet werden, dass beim Umgang mit einem Gefahrstoff jederzeit die Betriebsanweisung eingesehen werden kann.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich in der GefStoffV oder den TRGS 555 keine Information darüber finden, wie die Betriebsanweisung zur Verfügung gestellt werden muss. Ziel sollte immer ein schneller Zugriff auf das Dokument sein. Sollte die Betriebsanweisung also digital abgerufen werden, dann muss der schnelle Zugriff gewährleistet sein.

Eine digitale Weitergabe bietet sich beispielsweise auch an, wenn Beschäftigte im Außendienst tätig sind. Hier kann die Unterweisung zunächst mündlich erfolgen, wie in der GefStoffV vorgeschrieben. Anschließend können die Betriebsanweisungen jederzeit digital abgerufen werden. Ein Außendienstmitarbeiter muss also nicht einen Ordner mit ausgedruckten Betriebsanweisungen dabeihaben, sondern zum Beispiel nur ein Tablet mit den entsprechenden Dokumenten.

[1]        GefStoffV, §14

[2]        Technische Regeln für Gefahrstoffe, TRGS 555, Fassung 20.04.2017, Internetpräsenz der BAuA