Aufwand für die Pflege eines Gefahrstoffverzeichnisses

Verwendet ein Betrieb Gefahrstoffe, müssen diese in einem Gefahrstoffverzeichnis dokumentiert und verwaltet werden. Die Gefahrstoffverordnung [1] gibt vor, dass dieses Verzeichnis vom Arbeitgeber zu führen ist und bestimmte Informationen enthalten sowie auf Dokumente, zum Beispiel das Sicherheitsdatenblatt, verweisen muss. Modernere Gefahrstoffverzeichnisse enthalten häufig auch bereits die Betriebsanweisung für den Gefahrstoff. Diese kann so direkt abgerufen werden. Das Verzeichnis muss natürlich nicht nur einmalig erstellt, sondern auch weiter gepflegt werden. Heute möchte ich darauf eingehen, was die Pflege eines Gefahrstoffverzeichnisses bedeutet.

Gefahrstoffverzeichnis führen mit Excel

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Gefahrstoffverzeichnis zu führen. In Firmen, die nur wenige Gefahrstoffe vorkommen, ist eine Excel-Tabelle häufig ausreichend. Hier könnten die nötigen Informationen eingetragen werden. Natürlich bedeutet das auch, dass sich die verantwortliche Person selber darum kümmern (und daran denken) muss, dass sich möglicherweise Änderungen ergeben. So kann eine Änderung in der Einstufung des Gefahrstoffes zum Beispiel bedeuten, dass das Gefahrstoffverzeichnis aktualisiert werden muss. Auch weitere Änderungen, zum Beispiel Änderungen in der Betriebsanweisung, können sich daraus ergeben.

Gefahrstoffverzeichnis führen mit einer Software

Wird eine größere Anzahl an Gefahrstoffen verwendet, ist Excel meist nicht mehr geeignet. Der Überblick geht verloren und spätestens bei der Aktualisierung ist ein anderer Weg nötig. Dafür bietet sich eine Gefahrstoff-Software, zum Beispiel unser GefStoff-Profi, an. Doch auch hier ist Zeit nötig, um die Gefahrstoffe und das Gefahrstoffverzeichnis aktuell zu halten. Was die Pflege des Gefahrstoffverzeichnis für ein Gefahrstoffverzeichnis bedeutet, zeige ich Ihnen nun am Beispiel von ca. 100 Gefahrstoffen.

Was muss überhaupt getan werden?

Zunächst muss natürlich identifiziert werden, bei welchen Gefahrstoffen überhaupt eine Aktualisierung nötig ist. Mit dem GefStoff-Profi können Sie hierfür eine Abfrage nutzen und den Lieferanten des Gefahrstoffes kontaktieren, wenn das Sicherheitsdatenblatt älter ist als ein von Ihnen gewählter Zeitraum. Gehen wir davon aus, dass ca. 1/3 der Gefahrstoffe jährlich aktualisiert werden muss. Erhalten Sie ein neues SDB, muss dieses in GeSi³ eingepflegt werden. Mit unserem Online-Tool SDBcheck® können Sie dies automatisiert erledigen, es ist kein Abtippen erforderlich. Dennoch ist ein gewisser Zeitaufwand nötig, im Durchschnitt werden pro SDB ca. 10 Minuten benötigt, um das SDB auf SDBcheck® hochzuladen, abzugleichen und zu importieren. Für 33 Gefahrstoffe bedeutet dies also bereits einen Aufwand von 5,5 Stunden. Und es können sich zudem auch noch andere Änderungen ergeben, zum Beispiel im Ortsbezug der Gefahrstoffe. Möglicherweise wird der Gefahrstoff nun auch noch an weiteren Orten verwendet, die dann natürlich ebenfalls für das Gefahrstoffverzeichnis relevant sind.

Aktualisierung der Betriebsanweisung

Neben der Pflege des Gefahrstoffverzeichnisses können auch weitere Anpassungen, zum Beispiel in der Betriebsanweisung, nötig sein. Aber nicht immer führt eine Aktualisierung des Gefahrstoffes dazu, dass auch die dazugehörige Betriebsanweisung aktualisiert werden muss. Nehmen wir an, dass dies für die Hälfte der Gefahrstoffe nötig ist, also für 16 Stück. Mit GeSi³ können Sie die Betriebsanweisung automatisch aus dem Gefahrstoff aktualisieren, müssen jedoch noch einige Punkte nachbearbeiten und eine Version erstellen. Darauf ergibt sich pro Betriebsanweisung ein geschätzter Zeitaufwand von 10 Minuten, insgesamt also 2,5 Stunden. Zudem muss für diese 16 Gefahrstoffe auch noch einmal geprüft werden, ob sich in der Gefahrstoff-Gefährdungsbeurteilung etwas ändert. Hierfür sind insgesamt noch einmal ca. 2,5 Stunden nötig. Für die Gefahrstoffe, bei denen sich nichts geändert hat und keine Aktualisierung nötig ist, wird trotzdem eine kurze Zeit benötigt, um dies zu kontrollieren. Gehen wir einmal von 3 Minuten pro Gefahrstoff (insgesamt also 45 Minuten) aus.

Aktualisierung des Intranetportals

Mit unserem Werkzeug zur Erstellung eines Intranetportals können Sie Ihr Gefahrstoffverzeichnis für Ihre Beschäftigten zur Verfügung stellen. Diese haben je nach Konfiguration Zugriff auf die Gefahrstoff-Informationen, das Sicherheitsdatenblatt und die Betriebsanweisungen. Dieses muss natürlich ebenfalls aktualisiert werden. Bei einer größeren Datenbank kann dies durch die große Menge an Daten auch länger dauern, nehmen wir einmal eine halbe Stunde Zeitaufwand an.

Pflege eines Gefahrstoffverzeichnisses – Fazit

Mit allen Schritten, die auf diesem Weg erledigt werden müssen, kommt bei der Pflege eines Gefahrstoffverzeichnisses ca. ein Aufwand von 2 Tagen auf Sie zu. Dies wird im Normalfall kaum am Stück erledigt, gehen wir also davon aus, dass Sie eine Woche benötigen, um immer wieder zwischendurch Aktualisierungs-Schritte vorzunehmen. Eine Software führt also nicht dazu, dass Sie keine Zeit mehr investieren müssen, um Ihr Verzeichnis zu pflegen. Der Zeitaufwand wird durch Automatisierungen jedoch wesentlich geringer im Vergleich zu einer Excel-Lösung oder anderen „manuellen“ Verzeichnissen.

[1]        Verordnung zum Schutz vor Gefahrstoffen (GefStoffV), Stand 07/2021