Die Aufbewahrung von Dokumenten ist vor allem im Gefahrstoffrecht ein wichtiges Thema. Durch die REACH-Verordnung ist die Weitergabe von Informationen unter anderem durch Sicherheitsdatenblätter geregelt. Jeder einzelne Beteiligte, vom Hersteller / Importeur über die Zwischenhändler bis zum Verbraucher, erhalten somit Dokumente, die eine gesetzlich verpflichtende Aufbewahrungsfrist haben. Bei jeder Änderung des Datenblatts entstehen weitere aufzubewahrende Dokumente. Doch wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für Sicherheitsdatenblätter? Kann die Frist für alte Sicherheitsdatenblatt-Versionen ablaufen, obwohl der Gefahrstoff noch im aktiven Betrieb ist?
Dauer der Aufbewahrung für SDB
Die allgemeine Aufbewahrungsfrist beträgt nach Verordnung (EG) 1907/ 2006 (REACH-Verordnung), Artikel 36, zehn Jahre für alle Dokumente und Informationen, die auf der REACH-Verordnung begründet sind. Die Aufbewahrungsfrist endet für einen Verbraucher zehn Jahre ab der letzten Verwendung des Gefahrstoffs. Für Zwischenhändler oder Hersteller endet die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre nach der letzten Lieferung, bzw. Herstellung und für Importeure folglich zehn Jahre nach der letzten Einfuhr.
Aufbewahrung alter Sicherheitsdatenblätter
Es müssen alle Informationen aufgehoben werden bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist, also auch alte Sicherheitsdatenblätter, die bereits durch neue Versionen ersetzt wurden. Für Unternehmen, die sich auflösen oder von Dritten weitergeführt werden, zählt die Aufbewahrungsfrist trotzdem. Der neue Besitzer oder der Verantwortliche für die Liquidation muss alle REACH-relevanten Dokumente bis zum Ende der ursprünglichen Aufbewahrungsfrist zur Verfügung stellen können.
Egal ob eigenes Unternehmen oder neuer Besitzer, innerhalb der Aufbewahrungsfrist müssen alle REACH-relevanten Dokumente den zuständigen nationalen Behörden oder der ECHA auf Verlangen vorgelegt werden können.
Quellen:
Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 (REACH-Verordnung), konsolidierte Fassung, Stand 14.07.2016
Ergänzung / Formulierung: 18.07.2022
