Aufbewahrungsfrist von Betriebsanweisungen

Die GefStoffV, §14 [1] gibt vor, dass für bestimmte Gefahrstoffe Betriebsanweisungen erstellt werden müssen. Die Betriebsanweisung informiert die Beschäftigten darüber, was im Umgang mit dem Gefahrstoff zu beachten und wie beispielsweise im Falle eines Unfalls zu handeln ist. Die Betriebsanweisung wird laufend aktualisiert und an neue Erkenntnisse angepasst. Es kann also passieren, dass über einen Zeitraum einiger Jahre viele Versionen von Betriebsanweisungen für einen Gefahrstoff erstellt werden. In diesem Beitrag beschäftige ich mich damit, was für eine Aufbewahrungsfrist für Betriebsanweisungen zu beachten ist.

Aufbewahrungsfrist

Für verschiedene Dokumente, die in einem Unternehmen im Umlauf sind, gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Je nachdem, um was für ein Dokument es sich handelt, gibt beispielsweise das Steuerrecht oder das Handelsrecht Auskunft. In der Verordnung (EG) 1907/ 2006 (REACH-Verordnung), Artikel 36 [2] ist geregelt, dass für alle Dokumente, die sich aus der Verpflichtung nach REACH ergeben, eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren zu beachten ist. Dies trifft beispielsweise auf Sicherheitsdatenblätter zu. Die Pflicht, Betriebsanweisungen zu erstellen, ergibt sich jedoch nicht direkt aus der REACH-Verordnung, sondern ist in der GefStoffV geregelt. Zur Aufbewahrungsfrist von Betriebsanweisungen wird dort allerdings keine konkrete Jahreszahl genannt. Eine Aufbewahrung über 10 Jahre empfiehlt sich für alle gefahrstoffrelevanten Dokumente dennoch, also auch für Betriebsanweisungen. Das Gefahrstoffverzeichnis sollte ebenfalls über diesen Zeitraum aufbewahrt werden.

Sonderfall CMR-Gefahrstoffe

Einen sehr wichtigen Sonderfall stellen CMR-Gefahrstoffe dar. Diese Gefahrstoffe, die als kanzerogen, keimzellmutagen oder reproduktionstoxisch eingestuft sind (betroffen sind die Gefahrenkategorien 1A und 1B), können langfristig eine Gefahr für den Menschen darstellen und erst nach vielen Jahren Auswirkungen auf die Gesundheit haben. Aus diesem Grund müssen Betriebsanweisungen von CMR-Gefahrstoffen über eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 40 Jahren aufbewahrt werden. So kann auch noch 40 Jahre nach einer Beschäftigung mit CMR-Stoffen nachgeprüft werden, ob die Betriebsanweisung ordnungsgemäß erstellt und auf alle zu dem Zeitpunkt bekannten Gefahren hingewiesen wurden. Es reicht also nicht aus, nur die aktuellste Version aufzuheben. Die Aufbewahrungspflicht soll wirklich auf jede herausgegebene Betriebsanweisung angewendet werden.

Archivierung in GeSi³

Erstellen Sie Ihre Betriebsanweisungen mit einer Software, zum Beispiel mit GeSi³ aus unserem Haus, kann das die Archivierung deutlich vereinfachen. Wird eine neue Version der Betriebsanweisung erzeugt, wird die veraltete Version automatisch in ein Archiv verschoben und kann von dort jederzeit aufgerufen werden. So können Sie genau nachverfolgen, welche Versionen der Betriebsanweisung zu welchem Zeitpunkt in Verwendung waren.

Auf unserem Blog finden Sie auch weitere Informationen zu Betriebsanweisungen, beispielsweise darüber, ob eine Betriebsanweisung freigegeben werden muss oder wann eine Gruppen-Betriebsanweisung erstellt werden kann.

[1]        GefStoffV, §14

[2]        Verordnung (EG) 1907/ 2006 (REACH-VO), konsolidierte Fassung vom 05.07.2021