Erstellung, Überprüfung und Freigabe von Betriebsanweisungen

Unternehmen, die nach ISO 9001 zertifiziert sind, müssen Dokumente nach der Erstellung überprüfen und freigeben, um den Anforderungen der Norm zu entsprechen. Dies betrifft beispielsweise im Betrieb erstellte Betriebsanweisungen, die geprüft und freigegeben werden müssen, bevor sie ausgehängt und den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Auch für Unternehmen, die nicht von der genannten Norm betroffen sind, stellt sich häufig die Frage, ob dennoch eine Unterschrift auf der Betriebsanweisung nötig ist. Damit habe ich mich bereits in meinem früheren Blog-Beitrag beschäftigt. Im heutigen Beitrag möchte ich darauf eingehen, wer im Fall der Dokumentenlenkung für die Erstellung, Überprüfung und Freigabe von Betriebsanweisungen zuständig ist.

Die Erstellung der Betriebsanweisung

In der GefStoffV, §14 [1] ist geregelt, dass für bestimmte Gefahrstoffe Gefahrstoff-Betriebsanweisungen erstellt werden müssen und diese auch die Grundlage für eine mündliche Unterweisung der Mitarbeiter darstellen. Verantwortlich für die Erstellung der Betriebsanweisung ist der Arbeitgeber, der durch den oder die Geschäftsführer vertreten wird. Laut TRGS 555 [2] kann der Arbeitgeber sich von Fachleuten, beispielsweise einer Fachkraft für Arbeitssicherheit oder einem Betriebsarzt, beraten lassen. Weitere Regelungen oder Vorschriften gibt es nicht. In vielen Unternehmen werden die Betriebsanweisungen von der Fachkraft für Arbeitssicherheit erstellt, wenn diese durch eine spezielle Weiterbildung geschult ist. Gibt es im Unternehmen auch Gefahrstoffbeauftragte, die eine Ausbildung hinsichtlich der Beurteilung von Gefahrstoffen durchlaufen haben, wird die Erstellung häufig an diese übergeben. Verantwortlich ist letztendlich immer der Arbeitgeber, er entscheidet, wer die Betriebsanweisungen in seinem Unternehmen erstellt.

Überprüfung

In Unternehmen, bei denen die Dokumentenfreigabe durch das Qualitätsmanagement geregelt ist, schließt sich an die Erstellung der Betriebsanweisung die Überprüfung an. Eventuelle Fehler oder fehlende Angaben sollen erkannt und korrigiert werden. Wer genau die Überprüfung im Falle einer Betriebsanweisung vornehmen soll, ist nicht festgelegt. Diese Entscheidung wird intern im Unternehmen getroffen bzw. vom Qualitätsmanagement festgelegt. Wurde die Betriebsanweisung von einem Gefahrstoffbeauftragten erstellt, empfiehlt es sich, die Überprüfung durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit vornehmen zu lassen. Hat die Fachkraft für Arbeitssicherheit die Betriebsanweisung erstellt, wäre eine Möglichkeit, dass die Abteilungsleiter prüfen, ob die Betriebsanweisung an die konkrete Arbeitsplatzsituation angepasst ist.

Freigabe

Der letzte Schritt in der Dokumentenlenkung, den die Betriebsanweisung durchlaufen muss, ist die Freigabe. Hierfür ist wieder der Arbeitgeber bzw. Geschäftsführer verantwortlich. Die Freigabe selbst erfolgt meist durch einen weisungsbefugten Vorgesetzten, der den Geschäftsführer vertritt. Wurde die Betriebsanweisung erfolgreich erstellt, geprüft und freigegeben, kann diese anschließend, wie von den TRGS 555 gefordert, den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

[1]        Abschnitt 4 (§14), GefStoffV

[2]        Technische Regeln für Gefahrstoffe, TRGS 555